Tên tài liệu:  Quy trình thẩm định phê duyệt kế hoạch đấu thầu, chỉ định thầu và kết quả đấu thầu

Bảng theo dõi sửa đổi:

            Phân phối:

           Phê duyệt:

1. Mục đích

Uỷ ban nhân dân thành phố Vinh thiết lập, ban hành Quy trình thẩm định, phê duyệt kế hoạch đấu thầu, chỉ định thầu, kết quả đấu thầu, nhằm thống nhất nội dung các bước thực hiện việc thẩm định phê duyệt kế hoạch đấu thầu, chỉ định thầu và kết quả đấu thầu đáp ứng các yêu cầu Luật định.

2. Phạm vi áp dụng, trách nhiệm và quyền hạn.

2.1. Phạm vi áp dụng.

Quy trình này áp dụng đối với các phòng ban, đơn vị liên quan trong việc thẩm định và ra văn bản phê duyệt kế hoạch đấu thầu, chỉ định thầu, kết quả đấu thầu.

2.2. Trách nhiệm và quyền hạn.

- Chủ tịch UBND TP chịu trách nhiệm xem xét và ký duyệt kết quả đấu thầu thuộc thẩm quyền.

- Trưởng phòng Tài chính - KH chịu trách nhiệm phân công, công việc trong phòng, xử lý hồ sơ theo đúng Luật định. Chịu trách nhiệm trước UBND TP về kết quả công việc của phòng.

- Chuyên viên thực hiện công việc theo sự phân công của Trưởng phòng, tiếp nhận, thẩm định hồ sơ theo đúng quy định. Chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo phòng về công việc được giao.

3. Định nghĩa, thuật ngữ và các từ viết tắt.

3.1. Định nghĩa, thuật ngữ.

- Chủ đầu tư: Là người sở hữu vốn hoặc là người được giao quản lý và sử dụng vốn để đầu tư xây dựng công trình hoặc được giao trách nhiệm thay mặt chủ sở hữu, người vay vốn trực tiếp quản lý và thực hiện dự án.

- Kế hoạch đấu thầu: Là nội dung thực hiện đấu thầu được người có thẩm quyền phê duyệt bằng văn bản sau khi phê duyệt quyết định đầu tư hoặc phê duyệt đồng thời với quyết định đầu tư làm cơ sở pháp lý cho chủ đầu tư tổ chức lựa chọn nhà thầu.

- Hồ sơ mời thầu: Là toàn bộ tài liệu sử dụng cho đấu thầu rộng rãi hoặc đấu thầu hạn chế bao gồm các yêu cầu cho một gói thầu làm căn cứ pháp lý để nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự thầu và để bên mời thầu đánh giá hồ sơ dự thầu nhằm lựa chọn nhà thầu trúng thầu; là căn cứ cho việc thương thảo, hoàn thiện và ký kết hợp đồng.

- Hồ sơ dự thầu: Là toàn bộ tài liệu do nhà thầu lập theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu và được nộp cho bên mời thầu theo quy định nêu trong hồ sơ mời thầu.

- Thẩm định đấu thầu: Là việc kiểm tra, đánh giá của cơ quan, tổ chức có chức năng thẩm định về kế hoạch đấu thầu, hồ sơ mời thầu và kết quả lựa chọn nhà thầu để làm cơ sở cho người có thẩm quyền xem xét, quyết định theo quy định của Luật Đấu thầu.

3.2. Các từ viết tắt

- Dự án đầu tư: DAĐT

- Báo cáo kinh tế - kỹ thuật: BCKT-KT

- Kế hoạch đấu thầu:      KHĐT

- Hồ sơ mời thầu: HSMT

- Hồ sơ dự thầu:   HSDT

- Kết quả đấu thầu:        KQĐT

- Quyết định: QĐ

- Thông tư: TT 

4. Tài liệu liên quan và tài liệu tham khảo.

4.1. Tài liệu liên quan

- Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008;

4.2. Tài liệu tham khảo

- Luật Đấu thầu.

- Quyết định số 419/2008/QĐ-BKH ngày 7/4/2008 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư Ban hµnh MÉu B¸o c¸o thÈm ®Þnh kÕt qu¶ ®Êu thÇu.

- Quyết định số 1121/QĐ-BKH ngày 03/9/08 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư Ban hành Mẫu Báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu đối với gói thầu mua sắm hàng hoá, xây lắp.

- Quyết định số 109/2009/QĐ-UBND ngày 09/12/2009 của UBND tỉnh Nghệ an V/v ban hành quy định quản lý đầu tư, xây dựng và lựa chọn nhà thầu trên địa bàn Tỉnh Nghệ an.

- Thông tư số số 02/2009/TT-BKH ngày 17/02/2009 hướng dẫn lập kế hoạch đấu thầu.

- Thông tư số 03/2009/TT-BXD ngày 26/3/2009 của Bộ Xây dựng quy định chi tiết một số nội dung của Nghị định số 12/2009/NĐ-CP ngày 12/02/2009 của Chính phủ về quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình;

- Quyết định số 109/2009/QĐ-UBND ngày 09/12/2009 của UBND tỉnh Nghệ An về việc ban hành quy định về quản lý đầu tư xây dựng công trình và đấu thầu trên địa bàn tỉnh Nghệ An;

Các văn bản, quy định liên quan khác.

5.  Nội dung

5.1 Lưu đồ

5.2. Mô tả lưu đồ

Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ thẩm định. Trách nhiệm chuyên viên trực Văn phòng giao dịch “Một cửa” thời gian trong ngày.

Chuyên viên trực tại Văn phòng giao dịch “Một cửa”  kiểm tra và tiếp nhận hồ sơ thẩm định của chủ đầu tư, Ban QLDA ..

+ Trường hợp hồ sơ đầy đủ theo đúng quy định: Chuyên viên làm thủ tục tiếp nhận hồ sơ, giao phiếu hẹn theo mẫu (BM.TCKH.04.01).

+ Trường hợp hồ sơ không hợp lệ: Hướng dẫn Chủ đầu tư, BQLDA bổ sung đầy đủ hồ sơ theo quy định; Chuyên viên tiếp nhận nêu rõ những tài liệu cần bổ sung trong bản hướng dẫn.

+ Tiếp nhận Hồ sơ sau khi bổ sung: Căn cứ vào bản hướng dẫn, chuyên viên xem xét các bổ sung của Chủ đầu tư có đầy đủ hay không. Nếu đủ thì tiếp nhận hồ sơ; Nếu chưa đủ thì yêu cầu bổ sung hồ sơ theo hướng dẫn.

 Hồ sơ gồm:

a.  Hồ sơ xin phê duyệt kế hoạch đấu thầu gồm có:

+ Tờ trình của Chủ đầu tư, QLDA xin phê duyệt kế hoạch đấu thầu (lập cho toàn bộ dự án hoặc một số gói để thực hiện trước theo mẫu biểu BM.TCKH.04.03 và các văn bản liên quan đến dự án (bản gốc hoặc bản sao có công chứng).

+ Đối với công trình phải lập DAĐT gồm có: Quyết định về việc phê duyệt dự án đầu tư; Quyết định của Chủ đầu tư về việc phê duyệt thiết kế bản vẽ thi công, tổng dự toán và dự toán công trình; các văn bản pháp lý khác có liên quan.

+ Đối với công trình lập BCKT-KT: Quyết định của UBND về việc phê duyệt BCKT-KT, văn bản thẩm định thiết kế bản vẽ thi công, tổng dự toán và dự toán công trình của Chủ đầu tư; các văn bản pháp lý khác có liên quan.

+ Điều kiện nguồn vốn đảm bảo thực hiện dự án: Các văn bản chứng minh nguồn vốn đảm bảo thực hiện đề án của cấp có thẩm quyền đối với từng loại nguồn vốn (bản  sao có công chứng). Cơ chế nguồn vốn thực hiện dự án được cấp có thẩm quyền phê duyệt (nếu có)

b. Hồ sơ chỉ định thầu gồm:

+ Các văn bản pháp lý: Quyết định về việc phê duyệt DAĐT (hoặc BCKT-KT); Quyết định của Chủ đầu tư về việc phê duyệt thiết kế bản vẽ thi công, tổng dự toán và dự toán công trình (đối với công trình phải lập dự án); văn bản thẩm định thiết kế bản vẽ thi công, tổng dự toán và dự toán công trình của Chủ đầu tư; văn bản của UBND TP về việc phê duyệt kế hoạch đấu thầu của dự án (nếu có); văn bản phê duyệt Hồ sơ yêu cầu và tiêu chuẩn đánh giá Hồ sơ đề xuất của gói thầu của chủ đầu tư; Quyết định của Chủ đầu tư về việc thành lập tổ chuyên gia đấu thầu.

+ Các văn bản tài liệu liên quan đến quá trình lựa chọn nhà thầu: Tờ trình của Chủ đầu tư xin phê duyệt kết quả chỉ định nhà thầu mẫu biểu BM.TCKH.04.05 ; Báo cáo quá trình tổ chức lựa chọn nhà thầu của Chủ đầu tư; Báo cáo kết quả đánh giá Hồ sơ đề xuất của Tổ chuyên gia đấu thầu về gói thầu và các bảng đánh giá Hồ sơ đề xuất; Biên bản xác định thời gian phát hành Hồ sơ yêu cầu; Biên bản xác định thời gian nộp Hồ sơ đề xuất; Hồ sơ yêu cầu của gói thầu; Hồ sơ đề xuất của các Nhà thầu được lựa chọn chỉ định (01 bộ gốc và 01 bộ sao); Các nội dung khác có liên quan.

c. Đối với Hồ sơ đấu thầu gồm:

+ Các văn bản pháp lý: Quyết định của UBND TP về việc phê duyệt DAĐT (hoặc BCKT-KT); Quyết định của Chủ đầu tư về việc phê duyệt thiết kế bản vẽ thi công, tổng dự toán và dự toán công trình (đối với công trình phải lập dự án); văn bản thẩm định thiết kế bản vẽ thi công, tổng dự toán và dự toán công trình của Chủ đầu tư; văn bản của UBND huyện về việc phê duyệt kế hoạch đấu thầu của dự án; văn bản của UBND huyện về việc phê duyệt Hồ sơ mời thầu và tiêu chuẩn đánh giá Hồ sơ dự thầu của gói thầu; Quyết định của Chủ đầu tư về việc thành lập tổ chuyên gia đấu thầu.

+ Các văn bản tài liệu liên quan đến quá trình lựa chọn nhà thầu: Tờ trình của Chủ đầu tư xin phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu theo mẫu biểu BM.TCKH.04.04; Báo cáo quá trình tổ chức đấu thầu của Chủ đầu tư; Báo cáo kết quả đánh giá các Hồ sơ dự thầu của Tổ chuyên gia đấu thầu về gói thầu và các bảng đánh giá Hồ sơ dự thầu; Biên bản đóng thầu; Biên bản mở thầu; Hồ sơ mời thầu của gói thầu; Hồ sơ dự thầu của các Nhà thầu tham dự đấu thầu (01 bộ gốc và 01 bộ sao); Các nội dung khác có liên quan: thông báo mời thầu trên các phương tiện thông tin, hoá đơn thu tiền thông báo mời thầu, hoá đơn thu tiền mua hồ sơ mời thầu của các nhà thầu, giấy giới thiệu đại diện các Nhà thầu mua Hồ sơ mời thầu, tham dự đấu thầu, các văn bản xác nhận thời điểm bắt đầu và kết thúc bán Hồ sơ mời thầu, số lượng nhà thầu mua hồ sơ mời thầu.

Bước 2: Thẩm định hồ sơ.Trách nhiệm chuyên viên thẩm định

Lãnh đạo phòng căn cứ và đặc điểm của từng dự án, gói thầu, Trưởng phòng phân công cán bộ trực tiếp thẩm định (thường là chuyên quản trách).

Trên cơ sơ nhiệm vụ và hồ sơ được giao chuyên viên được phân công tiến hành thực hiện thẩm định.

- Thời gian thẩm định đối với hồ sơ kế hoạch đấu thầu:

+ DAĐT: Thời gian thẩm định là 08 ngày (ngày làm việc).

+ BCKT-KT: Thời gian thẩm định là 05 ngày (ngày làm việc).

- Đối với hồ sơ chỉ định thầu, đấu thầu:

+ Gói thầu ≥ 7 tỷ đồng: Thời gian thẩm định 14 ngày (ngày làm việc)

+ Gói thầu < 7 tỷ đồng: Thời gian thẩm định là 09 ngày (ngày làm việc).

- Đối với những dự án, gói thầu phức tạp có quy mô lớn chuyên viên thẩm định cần tổ chức lấy ý kiến của các thành viên có chuyên môn liên quan, tổng hợp, lập báo cáo thẩm định và dự thảo văn bản phê duyệt trình Lãnh đạo phòng kiểm tra, xem xét, biểu mẫu (BM.TCKH.04.06,07.)

Trường hợp nội dung hồ sơ cần bổ sung, chuyên viên thẩm định báo cáo Lãnh đạo phòng và gửi thông báo đến chủ đầu tư để giải trình hoặc bổ sung các thủ tục cần thiết theo biểu mẫu (BM.TCKH.04.02.)

Bước 3: Kiểm tra và trình ký. Trách nhiệm Lãnh đạo phòng, thời gian kiểm tra 02 ngày.

Lãnh đạo phòng xem xét hồ sơ, báo cáo thẩm định và ký nháy vào văn bản phê duyệt (dự thảo) trình Chủ tịch UBND TP phê duyệt nếu hồ sơ đảm bảo tính pháp lý. Trường hợp cần bổ sung chỉnh sửa chuyển lại chuyên viên thẩm định để hoàn tất hồ sơ.

Bước 4: Phê duyệt thẩm định. Trách nhiệm Lãnh đạo UBND, thời gian 01 ngày.

Lãnh đạo UBND xem xét và phê duyệt, ban hành văn bản thẩm định. Trường hợp hồ sơ cần bổ sung chỉnh sửa yêu cầu quay về bước 4 bổ sung và trình phê duyệt lại.

Bước 5: Trả kết quả. Trách nhiệm chuyên viên trực “Một cửa”, thời gian trong ngày.

Sau khi hồ sơ được Lãnh đạo UBND TP phê duyệt, chuyên viên thẩm định hoàn tất các thủ tục lấy số vào sổ và chuyển cán bộ trực văn phòng giao dịch “Một cửa”.

Cán bộ trực văn phòng giao dịch “Một cửa” làm thủ tục, thu lệ phí và trả kết quả cho Chủ đầu tư.

Bước 6: Lưu hồ sơ.

Chuyên viên thẩm định tổng hợp và lưu tại phòng Tài chính-Kế hoạch theo quy định.

6. Lưu hồ sơ

7. Biểu mẫu liên quan