Tên tài liệu: Quy trình Chứng thực bản dịch tiếng nước ngoài và chữ ký  

Bảng theo dõi sửa đổi.

         Phân phối tài liệu.

Phê duyệt.

1. Mục đích

Cơ quan Ủy ban nhân dân thành phố Vinh thiết lập, ban hành Quy trình Chứng thực bản sao tiếng nước ngoài và chữ ký nhằm thống nhất nội dung các bước thực hiện việc tiếp nhận và chứng thực theo thẩm quyền quy định tại Nghị định 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký..đảm bản các yêu cầu của Tổ chức/công dân và đáp ứng các luật định.

2. Phạm vi áp dụng

Quy trình được áp dụng đối với phòng ban, các cá nhân liên quan trong việc tiếp nhận, thẩm định và chức thực bản sao tiếng nước ngoài và chữ ký.

3. Định nghĩa - thuật ngữ

- “Bản chính” là bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu tiên có giá trị pháp lý để sử dụng, là cơ sở để đối chiếu và chứng thực bản sao.

- “Bản sao” là bản chụp, bản in, bản đánh máy, bản đánh máy vi tính hoặc bản viết tay có nội dung đầy đủ, chính xác như sổ gốc hoặc bản chính.

- “Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của Nghị định 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

- “Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của Nghị định 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực.

4. Tài liệu liên quan và tài liệu tham khảo

- Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008;

- Nghị định 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ;

          - Thông tư số 03/2008/TT-BTP ngày 25/8/2008 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký.

          - Thông tư liên tịch số 92/2008/TTLT-BTC-BTP ngày 17/10/2008 hướng dẫn về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng lệ phí cấp bản sao, lệ phí chứng thực.

5. Nội dung

A. Chứng thực bản sao tiếng nước ngoài

          - Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ văn bản bằng tiếng nước ngoài.

          - Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ văn bản có tính chất song ngữ (có ghi đầy đủ cả tiếng Việt và tiếng nước ngoài).

          - Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt (trong trường hợp một tập hồ sơ, tài liệu mà trong đó vừa có giấy tờ bằng tiếng việt, vừa có giấy tờ bằng tiếng nước ngoài).

5.A.1  Lưu đồ:

5.A.2 Mô tả nội dung:

Bước 1: Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ: Trách nhiệm chuyên viên trực một cửa

Phòng Tư pháp chịu trách nhiệm bố trí cán bộ tiếp nhận hồ sơ yêu cầu chứng thực vào các ngày 2, 4, 6 trong tuần tại Trung tâm giao dịch “Một cửa”.

- Hồ sơ yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính gồm có:

+ Bản chính giấy tờ cần chứng thực.

+ Bản sao (bản photo) từ bản chính các giấy tờ cần chứng thực.

Cán bộ tiếp nhận chứng thực kiểm tra tính pháp lý và nội dung hồ sơ chứng thực.

+ Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ cán bộ tiếp nhận hồ sơ hướng dẫn người có yêu cầu chứng thực bổ sung hoàn chỉnh hồ sơ.

+ Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện pháp lý theo quy định của pháp luật, cán bộ tiếp nhận hồ sơ từ chối chứng thực và giải thích rõ lý do.

+ Trường hợp hồ sơ hợp lệ, cán bộ tiếp nhận hồ sơ chuyển các bước tiếp theo để hoàn tất các thủ tục liên quan.

Bước 2: Thẩm định, vào sổ và đóng dấu bản sao. Trách nhiệm chuyên viên trực một cửa.

- Sau khi tiếp nhận hồ sơ yêu cầu chứng thực, cán bộ chuyên trách phải vào sổ theo dõi theo mẫu quy định.

- Đối với chứng thực bản sao từ bản chính: Cán bộ trực chứng thực phải đóng dấu: “BẢN SAO” vào chỗ trống phía trên bên phải của trang đầu tiên của bản sao, dấu “CHỨNG THỰC BẢN SAO ĐÚNG VỚI BẢN CHÍNH; NGÀY….THÁNG….NĂM…” và dấu ghi rõ họ, tên của người ký chứng thực (Trưởng hoặc Phó phòng Tư pháp).

Bước 3: Trình ký.

- Cán bộ chuyên trách trình hồ sơ chứng thực lên Trưởng (Phó) phòng Tư pháp xem xét.

Bước 4: Phê duyệt hồ sơ: Trách nhiệm Lãnh đạo phòng

- Sau khi cán bộ trực chứng thực trình hồ sơ, Trưởng (Phó) phòng kiểm tra lần cuối: Nếu đầy đủ, hợp lệ thì ký chứng thực, nếu chưa hîp lÖ, yêu cầu cán bộ trực chứng thực kiểm tra lại hoặc bổ sung hồ sơ.

- Sau khi Trưởng (Phó) phòng ký chứng thực, cán bộ chuyên trách phải đóng dấu của phòng Tư pháp vào bản sao trước khi trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực, nếu bản sao có sè l­îng lín từ hai tờ trở lên, phải đóng dấu giáp lai.

Bước 5: Trả kết quả, thu lệ phí:

- Cán bộ trực chứng thực trả văn bản, giấy tờ đã chứng thực cho người yêu cầu, viÕt ho¸ ®¬n và thu lệ phí theo đúng quy định của pháp luật.

- Thời gian thực hiện: Chứng thực và trả kết quả trong ngày

Bước 6: Lưu hồ sơ:

- Văn bản chứng thực phải được lưu gi÷ 01 bản tại phòng Tư pháp theo quy định của pháp luật.

B. Chứng thực chữ ký người dịch:

5.B.1. Lưu đồ:

5.B.2. Mô tả nội dung:

Bước 1: Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ: Trách nhiệm chuyên viên trực một cửa

Cán bộ trực “Một cửa” tiếp nhận hồ sơ yêu cầu chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài theo lịch trực tại “Một cửa”.

- Hồ sơ yêu cầu chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài gồm có:

+ Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ tuỳ thân khác của người yêu cầu chứng thực chữ ký;

+ Giấy tờ, văn bản cần dịch;

+ Giấy tờ, văn bản đã dịch mà người yêu cầu chứng thực sẽ ký vào giấy tờ, văn bản.

- Khi đến yêu cầu chứng thực phải xuất trình:

+ CMND (hộ chiếu).

+ Chứng chỉ, văn bằng về ngoại ngữ của người dịch (trừ trường hợp người dịch là cộng tác viên dịch thuật đã hợp đồng với phòng Tư pháp).

+ Giấy tờ văn bản mà người dịch sẽ ký vào đó.

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ chứng thực kiểm tra, xem xét hồ sơ của người chứng thực.

+ Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa dịch thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ hướng dẫn người yêu cầu chứng thực lựa chọn thuê người dịch và bổ sung hoàn chỉnh hồ sơ.

+ Trường hợp hồ sơ hợp lệ, cán bộ tiếp nhận hồ sơ hướng dẫn người yêu cầu chứng thực ghi phiếu yêu cầu chứng thực, người dịch phải cam đoan chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch.

+ Trường hợp hồ sơ yêu cầu chứng thực không đầy đủ điều kiện chứng thực thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ từ chối chứng thực và giải thích rõ lý do cho người yêu cầu chứng thực.

+ Trường hợp người yêu cầu chứng thực đề nghị cán bộ tiếp nhận hồ sơ thuê người dịch thì cán bộ tiếp nhận hướng dẫn đối tượng ghi phiếu yêu cầu chứng thực và viết phiếu hẹn.

Bước 2: Vào sổ: Trách nhiệm cán bộ chuyên trách

Sau khi tiếp nhận hồ sơ yêu cầu chứng thực, cán bộ trực chứng thực phải vào sổ theo dõi theo biểu mẫu (BM.TP.01.03).

- Trong giấy tờ, văn bản đã dịch, cán bộ trực phải ghi rõ ngày, tháng, năm chứng thực; địa điểm chứng thực; số giấy tờ tuỳ thân của người yêu cầu chứng thực, ngày cấp, nơi cấp; chữ ký trong giấy tờ, văn bản dịch đúng là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.

Bước 3: Trình ký: Trách nhiệm cán bộ chuyên trách

- Cán bộ chuyên trách trình hồ sơ chøng thùc lên Trưởng (Phó) phòng xem xét.

- Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải ký trước mặt Trưởng (Phó) phòng Tư pháp.

Bước 4: Phê duyệt hồ sơ: Trách nhiệm Lãnh đạo phòng Tư pháp

Sau khi cán bộ trực chứng thực trình hồ sơ, Trưởng (Phó) phòng kiểm tra lần cuối: Nếu đầy đủ, hợp lệ thì ký chứng thực, nếu chưa hợp lệ, yêu cầu cán bộ trực chứng thực kiểm tra lại hoặc bổ sung hồ sơ.

Bước 5: Đóng dấu: Trách nhiệm cán bộ chuyên trách

Sau khi c¸c văn bản được ký chứng thực, cán bộ trực phải đóng dấu:

+ Dấu “BẢN DỊCH” vào chỗ trống phía trên bên phải trang đầu tiên của văn bản;

+ Dấu của phòng Tư pháp, nếu bản dịch có sè l­îng lín từ hai trang trở lên thì phải đánh số trang theo thứ tự và đóng dấu giáp lai giữa các tờ, bản dịch phải được đính kèm với bản sao của giấy tờ cần dịch;

+ Dấu ghi rõ họ, tên của người ký chứng thực (Trưởng hoặc Phó phòng Tư pháp).

Bước 6: Trả kết quả, thu lệ phí:

Cán bộ trực chứng thực trả văn bản, giấy tờ đã chứng thực cho người yêu cầu, viÕt ho¸ ®¬n  và thu lệ phí theo đúng quy định.

Bước 7: Lưu hồ sơ: Trách nhiệm cán bộ chuyên trách

- Văn bản chứng thực phải được lưu gi÷ 01 bản tại phòng Tư pháp theo quy định của pháp luật.

6. Hồ sơ lưu

7. Biểu mẫu