Bảng theo dõi sửa đổi :
Lần sửa đổi |
Vị trí |
Nội dung sửa đổi |
Ngày sửa đổi |
Ghi chú |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Chủ tịch UBND |
1 |
Phòng Tài chính - Kế hoạch |
1 |
Các Phó Chủ tịch |
4 |
Phòng Nội vụ |
1 |
Ban Chỉ đạo ISO |
1 |
Thanh tra |
1 |
|
1 |
Sở Tư pháp |
1 |
|
1 |
Thư ký ISO |
1 |
|
25 |
|
|
Phê duyệt:
Soạn thảo |
Kiểm tra |
Phê duyệt |
Trần Công Hòa
Chức vụ : TP Tư pháp |
Nguyễn Trung Châu
Chức vụ: Phó Chủ tịch |
Nguyên Xuân Sinh
Chủ tịch UBND TP |
1. Mục đích:
Cơ quan Ủy ban nhân dân thành phố Vinh thiết lập ban hành Quy trình Cải chính hộ tịch, xác định lại Dân tộc và giới tính để thống nhất nội dung các bước thực hiện thủ tục thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung, điều chỉnh thuộc thẩm quyền quy định tại Nghị định 158/2005/NĐ - CP về đăng ký và quản lý hộ tịch nhằm:
- Nâng cao vai trò, trách nhiệm của cán bộ, công chức tham gia trực tiếp trong việc giải quyết hồ sơ.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho công dân khi có yêu cầu thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung, điều chỉnh hộ tịch.
2. Phạm vi áp dụng, trách nhiệm và quyền hạn
2.1 Phạm vi áp dụng
Áp dụng đối với các phòng ban, đơn vị liên quan trong việc thực hiện thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính cho công dân khi có yêu cầu:
- Thay đổi, cải chính hộ tịch cho người từ đủ 14 tuổi trở lên.
- Xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung, điều chỉnh hộ tịch cho mọi trường hợp không phân biệt độ tuổi.
2.2 Trách nhiệm và quyền hạn
- Chủ tịch UBND Thành phố: Phê duyệt các hồ sơ khi đã hoàn chỉnh và đảm bảo tính pháp lý thuộc phạm vi chức năng và quyền hạn của UBND TP.
- Trưởng phòng Tư pháp: Chịu trách nhiệm phân công công việc đối với cán bộ thụ lý, kiểm tra hồ sơ trước khi trình Lãnh đạo Ủy ban ký phê duyệt.
- Chuyên viên thụ lý hồ sơ: Chịu trách nhiệm tiếp nhận, thẩm định hồ sơ và trả kết quả cho công dân. Chịu trách nhiệm về sự sai sót, không đầy đủ, tính hợp pháp của hồ sơ do mình thẩm định và soạn thảo.
3. Tài liệu tham khảo:
- Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008
- Nghị định 110/2004/NĐ - CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
- Nghị định 158/2005/NĐ - CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch.
- Nghị định số 06/2012/NĐ-CP ngày 02/02/2012 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của các nghị định về hộ tịch, hôn nhân và gia đình và chứng thực.
- Quyết định số 01/2006/QĐ-BTP ngày 29/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc ban hành sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch.
- Thông tư 01/2008/TT - BTP ngày 02/6/2008 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 158/2005/NĐ - CP của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch.
- Nghị định số 88/2008/NĐ - CP ngày 05/8/2008 của Chính phủ về xác định lại giới tính.
- Quyết định số 115/2007/QĐ-UBND ngày 09/10/2007 của UBND tỉnh Nghệ An về việc ban hành mức thu, chế độ thu nộp, quản lý sử dụng lệ phí hộ tịch trên địa bàn Tỉnh Nghệ An
4. Thuật ngữ và những từ viết tắt
Các từ viết tắt
- Chủ tịch: CT
- Phó chủ tịch: PCT
- TP: Tư pháp
- Hệ thống quản lý chất lượng: HT QLCL
- Cán bộ công chức: CBCC
- Quy trình: QT
- Hướng dẫn công việc: HDCV
- Biểu mẫu: BM
- Dich vụ hành chính công: DV HCC
5. Nội dung:
5.1 Lưu đồ:
Trách nhiệm |
Nội dung |
Tài liệu
liên quan |
Bước 1
Chuyên viên “Một cửa”
Bước 2
CB Phòng Tư pháp
Bước 3
Lãnh đạo phòng
Bước 4
Lãnh đạo UBND
Bước 5
CB phòng Tư pháp
Bước 6
CB TN&TKQ
Bước 7
Văn thư, Phòng Tư pháp |
Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ |
|
BM.TP.02.01
BM.TP.02.02
STP/HT-2006-TĐCC.1
BM.TP.02.03
STP/HT-2006-TĐCC.2
BM.TP.02.04
|
5.2. Mô tả nội dung lưu đồ
Nội dung giải quyết các thủ tục gồm 7 bước chính với thời hạn giải quyết là 3 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ giấy tờ hợp lệ. Trong trường hợp cần phải xác minh thì thời hạn nói trên được kéo dài thêm không quá 05 ngày làm việc. Đối với hồ sơ bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch thực hiện ngay sau khi nhận đủ giấy tờ hợp lệ.
Bước 1. Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ. Trách nhiệm Cán bộ trực tại Trung tâm giao dịch Một cửa; Thời gian thực hiện trong ngày.
Cán bộ trực tại trung tâm giao dịch “Một cửa” tiếp nhận hồ sơ của công dân, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ:
* Hồ sơ thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, gồm:
+ Tờ khai (Theo mẫu Mẫu STP/HT-2006-TĐCC.1);
+ Bản chính giấy khai sinh của người cần thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung, điều chỉnh hộ tịch;
+ Các giấy tờ liên quan để làm căn cứ cho việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch.
+ Giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người đi đăng ký hộ tịch.
+ Sổ hộ khẩu, Giấy Chứng nhận hộ khẩu tập thể hoặc Giấy đăng ký tạm trú có thời hạn (Đối với công dân Việt Nam ở trong nước); Thẻ thường trú, thẻ tạm trú hoặc Chứng nhận tạm trú (đối với người nước ngoài cư trú tại Việt Nam).
+ Đối với trường hợp xác định lại giới tính, thì phải nộp Giấy chứng nhận y tế do Cơ sở khám bệnh, chữa bệnh được phép can thiệp y tế để xác định lại giới tính theo quy định của Nghị định số 88/2008/NĐ-CP ngày 05 tháng 8 năm 2008 của Chính phủ về xác định lại giới tính.
+ Đối với việc thay đổi họ, tên, cho người từ đủ 9 tuổi trở lên và xác định lại dân tộc cho người chưa thành niên từ đủ 15 tuổi trở lên, thì phải có ý kiến đồng ý của người đó thể hiện trong Tờ khai; trường hợp xác định lại dân tộc cho con dưới 15 tuổi phải nộp văn bản thỏa thuận của cha mẹ về việc xác định lại dân tộc cho con.
- Trường hợp người khác đi làm thay phải có giấy ủy quyền có công chứng, chứng thực hợp lệ (trừ trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị em ruột của người ủy quyền – những người này phải xuất trình được giấy tờ chứng minh quan hệ thân thích với người nhờ mình đi làm thay).
- Trường hợp hồ sơ hợp lệ, cán bộ trực “Một cửa” ghi phiếu tiếp nhận hồ sơ theo mẫu BM.TP.02.01 (02 bản). Trong đó giao cho công dân giao dịch 01 bản, 01 bản chuyển Phòng Tư pháp.
- Trường hợp hồ sơ còn thiếu hoặc không hợp lệ cán bộ “Một cửa” hướng dẫn và viết phiếu đề nghị bổ sung hồ sơ.
- Trường hợp xét thấy không đủ điều kiện, tham mưu Lãnh đạo Ủy ban ra thông báo về việc từ chối đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch bằng văn bản cho Công dân.
- Sau khi tiếp nhận hồ sơ được chuyển về Phòng Tư pháp thụ lý.
Bước 2. Thẩm định hồ sơ. Trách nhiệm thực hiện Cán bộ nghiệp vụ chuyên trách; Thời gian thực hiện 01 ngày, nếu phải xác minh thì thời hạn nói trên được kéo dài thêm không quá 3 ngày.
Cán bộ nghiệp vụ chuyên trách kiểm tra hồ sơ đề nghị đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch của Công dân do cán bộ trực “Một cửa” chuyển đến.
* Thực hiện xử lý hồ sơ:
- Xem xét đề nghị thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch của Công dân có thuộc các trường hợp quy định tại Bộ luật Dân sự, Nghị định 158/2005/NĐ-CP hay không.
- Nếu hồ sơ cần phải xác minh, Cán bộ trực tiếp thụ lý tiến hành xác minh trong thời gian không quá 3 ngày làm việc.
Nếu hồ sơ của Công dân đáp ứng các điều kiện theo quy định pháp luật, cán bộ nghiệp vụ lập dự thảo bản chính Quyết định thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính; ký nháy vào dòng cuối của dự thảo Quyết định trước khi trình Lãnh đạo phòng xem xét.
Đối với hồ sơ không đủ điều kiện phòng Tư pháp tham mưu ra thông báo về việc từ chối thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch cho tổ chức công dân theo mẫu BM.TP.02.04.
Bước 3. Kiểm tra. Trách nhiệm thực hiện Lãnh đạo Phòng Tư pháp; Thời gian thực hiện: 1/2 ngày.
Lãnh đạo Phòng Tư pháp kiểm tra hồ sơ do cán bộ nghiệp vụ chuyển đến, nếu đủ điều kiện thì ký nháy vào dự thảo Quyết định thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính để chuyển trình ký lãnh đạo UBND thành phố.
Bước 4. Ký duyệt. Trách nhiệm thực hiện Lãnh đạo UBND Thành phố; Thời gian thực hiện: 1 ngày.
Trên cơ sở hồ sơ đã được thẩm định, có chữ ký nháy của chuyên viên thụ lý hồ sơ và lãnh đạo Phòng Tư pháp, Lãnh đạo UBND Thành phố xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và ký phê duyệt Bản chính Quyết định thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính (03 bộ). Sau khi hồ sơ được phê duyệt cán bộ chuyên trách làm thủ tục vào sổ. Trường hợp cần bổ sung, chỉnh sửa cán bộ phòng Tư pháp hoàn chỉnh và trình phê duyệt lại.
Bước 5. Vào sổ đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch và trả kết quả. Trách nhiệm thực hiện: Cán bộ nghiệp vụ; thời gian thực hiện: 01 ngày.
Cán bộ nghiệp vụ thực hiện việc vào Sổ đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch theo mẫu do Sở Tư pháp phát hành Mẫu STP/HT-2006-TĐCC.
Cán bộ nghiệp vụ chuyên trách chuyển 01 bản chính Quyết định thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính; bản sao Quyết định (nếu Công dân có yêu cầu); bản chính giấy tờ hộ tịch xuống cán bộ trực tại Trung tâm giao dịch Một cửa.
Cán bộ trực tại Trung tâm giao dịch Một cửa trả kết quả cho công dân; Thu lệ phí theo quy định tại Quyết định 115/2007/QĐ - UBND của UBND tỉnh Nghệ An về mức thu, quản lý và sử dụng lệ phí đăng ký hộ tịch trên địa bàn tỉnh Nghệ An.
Bước 6. Thông báo thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch; Trách nhiệm thực hiện UBND Thành phố; Thời gian thực hiện: 1/2 ngày.
Phòng Tư pháp tham mưu UBND Thành phố ra thông báo theo mẫu BM.TP.02.03 đến các UBND cấp phường, xã nơi đã đăng ký khai sinh hoặc Bộ Ngoại giao trong trường hợp người được thay đổi, cải chính hộ tịch, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính đã đăng ký hộ tịch tại cơ quan đại diện Ngoại giao hoặc cơ quan Lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài về việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch của công dân. Để đảm bảo cập nhật thông tin vào hồ sơ lưu trữ tại các cơ quan đơn vị liên quan .
Bước 7. Lưu hồ sơ. Trách nhiệm thực hiện: Văn thư UBND và Phòng Tư pháp.
Quyết định thay đổi cải chính hộ tịc, xác định lại giới tính, dân tộc.. được lưu tại Văn thư Ủy ban; Hồ sơ được lập và lưu tại phòng Tư pháp theo quy định.
6. Lưu hồ sơ:
TT |
Tên hồ sơ |
Nơi lưu |
Thời gian lưu |
1 |
Phiếu tiếp nhận hồ sơ |
Phòng TP |
5 năm. |
2 |
Các loại sổ đăng ký hộ tịch (Theo mẫu của Bộ Tư pháp): Sổ đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch; sổ đăng ký khai sinh, khai tử, kết hôn.... |
Phòng TP |
Vĩnh viễn |
3 |
Tờ khai (Theo mẫu do Sở Tư pháp phát hành) và các loại giấy tờ làm căn cứ giải quyết yêu cầu của Công dân theo quy định |
Phòng TP |
5 năm |
4 |
Quyết định cho phép thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính |
- Phòng TP
- Văn thư |
Vĩnh viễn |
5 |
Thông báo thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung, điều chỉnh hộ tịch |
- Phòng TP
- Văn thư |
Vĩnh viễn |
6 |
Thông báo từ chối đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính |
- Phòng TP
- Văn thư |
Vĩnh viễn |
7. Biểu mẫu:
TT |
Loại biểu mẫu |
Ký hiệu |
1 |
Phiếu tiếp nhận hồ sơ |
BM.TP.02.01 |
2 |
Thông báo thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung, điều chỉnh hộ tịch |
BM.TP.02.03 |
3 |
Thông báo về việc từ chối đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung, điều chỉnh hộ tịch |
BM.TP.02.04 |
4 |
Sổ đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch, giới tính, dân tộc. |
STP/HT-2006-TĐCC,
|
5 |
Tờ khai thay đổi, cải chính hộ tịch |
STP/HT-2006-TĐCC.1 |
6 |
Quyết định cho phép thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lạiân tộc, xác định lại giới tính |
STP/HT-2006-TĐCC.2 |