a- Trình tự thực hiện:

* Bước 1: Công dân chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định của Pháp luật. Nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính UBND cấp huyện.

- Công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra tính pháp lý và nội dung hồ sơ: trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ công chức có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, viết giấy hẹn (nếu có); Người yêu cầu chứng thực xuất trình bản chính của giấy tờ đã nộp bản sao để đối chiếu; trường hợp hồ sơ thiếu hoặc không hợp lệ công chức hướng dẫn để người đến nộp hồ sơ bổ túc đầy đủ hồ sơ theo qui định.

* Bước 2: Khi nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ, Trưởng, Phó phòng Tư pháp cấp huyện được ủy quyền của UBND huyện tiến hành kiểm tra tính pháp lý của hợp đồng và ký chứng thực.

* Bước 3: Công dân nhận kết quả tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính UBND cấp huyện.

Công dân nhận kết quả có trách nhiệm nộp giấy hẹn trả hồ sơ (nếu có), nộp lệ phí theo qui định;

b- Cách thức thực hiện: Trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính UBND cấp huyện

c- Thành phần, số lượng hồ sơ:

* Thành phần hồ sơ, bao gồm:

- Phiếu yêu cầu chứng thực (có mẫu đính kèm);

- Văn bản ủy quyền;

- Hợp đồng ủy quyền có thù lao, có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền hoặc để chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng bất động sản (trong trường hợp người yêu cầu chứng thực tự soạn thảo, hoặc yêu cầu UBND cấp huyện soạn thảo) đảm bảo không vi phạm điều cấm của pháp luật, không trái đạo đức xã hội;

- Trong trường hợp hợp đồng liên quan đến tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, người yêu cầu chứng thực phải có đầy đủ giấy tờ để chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản đó;

* Số lượng hồ sơ: 01 bộ

d- Thời hạn giải quyết: Trong ngày làm việc. Nếu nộp hồ sơ yêu cầu chứng thực sau ba (03) giờ chiều việc chứng thực được thực hiện chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo; trường hợp hợp đồng, văn bản có tình tiết phức tạp thời hạn chứng thực không quá ba (03) ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

e- Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Cá nhân

f- Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính: UBND cấp huyện

g- Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Hợp đồng ủy quyền được chứng thực.

h-Lệ phí: 20.000 đồng/1 trường hợp.

i- Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai : Phiếu yêu cầu chứng thực.

j- Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính:

Trong trường hợp bên ủy quyền không thể cùng đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực, bên ủy quyền yêu cầu cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực nơi thường trú hoặc tạm trú có thời hạn chứng thực hợp đồng ủy quyền.
Việc ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền hoặc để chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng bất động sản thì thực hiện chứng thực bằng giấy ủy quyền.

k- Cơ sở pháp lý

- Bộ luật Dân sự ngày 14/6/2005 có hiệu lực thi hành ngày 01/01/2006;

- Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực;

- Thông tư liên tịch 04/2006/TTLT/BTP-BTNMT ngày 13/6/2006 Hướng dẫn việc công chứng, chứng thực hợp đồng, văn bản thực hiện quyền của người sử dụng đất;

- Thông tư liên tịch số 93/2001/TTLT/BTC-BTP ngày 21/11/2001 của Bộ Tài chính và Bộ Tư pháp Hướng dẫn chế độ thu, nộp và quản lý sử dụng phí, lệ phí công chứng, chứng thực;